Apa itu SOW (Statement Of Work)

A. PENDAHULUAN

a. Pengertian

    SOW alias Statement of Work adalah dokumen yang berisi kumpulan data dan informasi mengenai projek kita. mulai dari pengertian, maksud tujuan, ruang lingkup, langkah-langkah dan lainnya. SOW adalah dokumen yang berisi informasi projek dengan sedetail-detailnya. sehingga mengurangi kesalahpahaman dan kegagalan projek.

b. Latar Belakang Masalah

    dalam mengerjakan suatu projek , kita harus mengetahui terlebih dahulu apa projek yang sedang kita lakukan. kita harus mencari informasi sedetail mungkin mengenai projek yang kita kerjakan. sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam pengerjaan projek. karena itulah kita harus memiliki SOW.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Berdiskusi bersama mengenai apa itu SOW dan kegunaannya.

C. BATASAN DAN RUANG LINGKUP PEKERJAAN

- perbedaan pekerjaan dan projek

- Apa itu Ruang Lingkup Pekerjaan

- Apa itu SOW

- Apa yang perlu dibuat dalam SOW

- Apa itu PIC (Person In Charge)

D. TARGET DAN HASIL YANG DIHARAPKAN

Memahami SOW dan kegunaannya.

E. METODE PELAKSANAAN PEKERJAAN

- Berdiskusi bersama

F. ALAT DAN BAHAN

- referensi

G. TAHAPAN PELAKSANAAN

- perbedaan pekerjaan dan projek

    Sebelum memahami apa itu SOW kita harus mengetahui apa itu pekerjaan dan apa itu projek, apasih perbedaan diantara keduanya ?.

    pekerjaan adalah kegiatan yang kita lakukan agar kita mendapatkan hasil tertentu. misalnya uang, barang, atau hal-hal seperti lingkungan menjadi bersih, rapi, dan lainnya. 

    sedangkan projek adalah sebuah kegiatan yang memiliki tujuan dan latar belakang yang jelas. biasanya berupa hal-hal yang tidak mungkin diselesaikan dengan satu jenis pekerjaan. sebuah kegiatan dimana hasilnya hanya bisa terwujud dengan dilakukannya beberapa pekerjaan dan dilakukan oleh beberapa orang.

    kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu projek biasanya lebih kompleks dan terperinci. berbeda dengan pekerjaan, projek adalah kegiatan yang memiliki tujuan dan jangka tertentu, didalamnya berisi beberapa pekerjaan yang harus dilakukan agar tujuan tersebut tercapai.

- ruang lingkup

    ruang lingkup batasan dan tanggung jawab kita dalam pekerjaan. sesuatu yang harus kita lakukan dalam suatu pekerjaan. dimana orang lain tidak berhak untuk mencampurinya dan kita memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikannya. 

    orang lain tidak boleh masuk ke ruang lingkup kita dan kita juga tidak bisa masuk ke ruang lingkup orang lain. karena pekerjaan kita bukanlah tanggung jawab orang lain. pekerjaan kita ya tanggung jawab kita sendiri. orang lain tidak memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikannya.

    dan kita juga tidak bisa seenaknya masuk ke ruang lingkup orang lain. hal ini akan sia-sia karena kita tidak akan mendapatkan apapun. sedangkan orang lain mendapat untung karena kita bantu. memang kita sebaiknya membantu pekerjaan orang lain, hal tersebut merupakan kebaikan. namun hal tersebut sebaiknya jangan dilakukan jika orang yang kita bantu justru memanfaatkan kita, dan malah seenaknya sendiri meninggalkan tanggung jawabnya ke kita.

    jika memang pekerjaan kita sudah selesai, alangkah baiknya jika kita melapor ke atasan dan meminta untuk melakukan pekerjaan selanjutnya. hal tersebut membuat tanggapan yang bagus ke kita. kita akan dianggapa memiliki kinerja yang baik dan cepat. ketimbang melakukan pekerjaan orang lain dan merugikan kita sendiri.

- Apa itu SOW

    SOW adalah dokumen yang berisi kumpulan informasi dan data mengenai projek yang akan kita kerjakan. dokumen ini berisi informasi mulai dari pengertian, tujuan, target yang diharapkan, aspek-aspek pekerjaan dan lainnya.

    contohny jika ada yang ingin mengajak kita ke suatu tempat. tentunya kita akan mengumpulkan data/informasi sedetail-detailnya. misalnya kita tanya mau kemana, untuk apa ,naik apa, sama siapa, dan lainnya. inilah yang disebut SOW, jadi kumpulan informasi sedetail mungkin mengenai kegiatan yang akan kita lakukan.

    manfaat kita mencari informasi ini adalah kita jadi tahu seluk-beluk dari pekerjaan kita. sehingga kita jadi tahu apa sih yang akan kita lakukan, sampai kapan sih kita akan melakukannya, untuk apa sih kita melakukannya. 

    SOW juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman mengenai projek tadi. kita jadi tahu untuk apa, apa saja, dimana, kapan projek ini dilakukan. berbeda dengan orang yang tidak mengetahui SOW, dia akan bingung tentang apa yang dia kerjakan, maksu tujuannya, peran dan tugasnya, target waktunya , hasil yang diharapkan dan lainnya. 

    atau mungkin dia akan salah paham mengenai projek tadi, dia mengira bahwa projek ini adalah begini, tujuannya ini, target waktunya segini. padahal tidak. karena itulah kita harus mengetahui SOW dari projek yang kita kerjakan.

- Apa yang perlu dibuat dalam SOW 

    saat kita akan membuat dokumen SOW , ada beberapa hal yang harus diperhatikan. yaitu :

1. pendahuluan

    pertama kita buat pendahuluannya. mulai dari pengertian, atau apa sih yang akan kita kerjakan. informasi dari projek ini, latar belakang diadakan projek ini. kita haru menyatakannya dengan sejelas mungkin, sehingga orang-orang yang membacanya akan mudah mengerti apa maksud dan tujuan projek ini. sehingga mengurangi kesalahpahaman dari orang yang membacanya.

2. tujuan projek    

    setiap projek tentunya memiliki tujuan. karena projek adalah kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. saat kita membuat dokumen SOW, kita harus menyertakan tujuan tadi, sehingga orang-orang tahu apa sih maksud tujuan projek ini. dan juga sebagai motivasi untuk terus mengerjakan projek ini.

3. ruang lingkup pekerjaan

    yang selanjutnya adalah ruang lingkup pekerjaan. hal-hal apa saja yang mungkin kita lakukan, alat-alat apa saja yang kita perlukan, apa saja yang harus kita persiapkan. sehingga yang membacanya akan mengerti tugas dan tanggung jawabnya, dan juga hal-hal yang harus dilakukan agar projek ini berhasil.

4. dimana 

    selanjutnya adalah kita harus mengetahui dimana kita akan mengerjakan suatu projek. kita harus mengetahui bagaimana lingkungannya, apa yang harus kita lakukan dengan lingkungan seperti itu, dan lainnya. 

5. tugas

    selanjutnya adalah tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan untuk keberhasilan projek ini. apa saja sih tugas dan pekerjaan yang dilakukan. bagaimana pembagian tugasnya, sampai kapan target waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut, dan lainnya. setelah mengetahui pengertian projek ini, latar belakangnya, tujuannya, hasil yang diharapkan. kita harus menentukan tugas apa saja yang ada, dan akan dilakukan oleh siapa.

6. milestone (jangka waktu)

    setelah menentukan tugas-tugas dan pekerjaan, kita juga harus menentukan milestone-nya. yaitu jangka waktu kita melakukan tugas tersebut. misalnya kita memiliki 10 tugas dan harus dilakukan 5 hari. maka agar semua tugas tersebut dapat dilakukan, kita harus menentukan milestone-nya. jadi untuk melakukan 10 tugas tadi dalam 5 hari, maka kita haru melakukan 1 tugas dengan milestone setengah hari.

7. hasil kerja yang diinginkan

    selanjutnya adalah hasil yang diharapkan. kita haru menyertakan apa sih target yang ingin kita capai dalam projek ini. sehingga kita bisa tahu apakah kita sudah mencapainya atau belum, apa yang harus kita lakukan untuk mencapainya.

8. penjadwalan

    setelah mengatur milestone dan lainnya dalam pekerjaan, kita harus membuat penjadwalan, mulai dari jam sekian sampai jam sekian pekerjaan apa, jam sekian sampai sekian briefing, jam sekian sampai sekian ishoma, dan lainnya.

9. standard dan pengujian

    jika ada standar pengujian dalam projek ini , maka kita haru menuliskannya. mulai dari jenis pengujian, pihak yang terlibat, peralatan yang diperlukan . dan lainnya.

10. definisikan keberhasilan

    kita juga harus mendifinisikan bagaimana sih projek kita dianggap sukses. sehingga kita dapat mengetahui apa saja yang harsu dilakukan untuk mencaainya. kita harus benar-benar jelas dalam mendefinisikannya, sehingga kita paham betul apa sih yang membuat projek kita dibilang sukses.

11. persyaratan

    dalam membuat dokumen SOW kita juga haru menyertakan persyaratannya, syarat apa saja sih yang harus dipenuhi untuk melakukan kegiatan tersebut. hal apa saja sih yang harus dipersiapkan , peralatan apa saja yang harus dimiliki, dan lainnya.

12. pembayaran

    selanjutnya pembayaran. kita bisa menyertakan pembayaranapa saja sih yang harus dibayar atau pembayaran apa saja yang sudah dibayar. sehingga kita tahu hal apa saja yang masih menjadi kekurangan dari projek ini.

13. lainnya

    akan ada bagian projek yang tidak cocok dengan semua kategori diatas, dan disinilah hal-hal tersebut diletakkan sehingga tidak mengganggu kategori-kategori lainnya

14. penutupan

    yang terakhir adalah penutupan. bagian ini berisi persetujuan atasan, pesan-pesan, atau hal yang ingin disampaikan ke orang yang membacanya.

- Apa itu PIC (Person In Charge)

    PIC atau Person In Charge adalah Orang yang bertanggung jawab atas projek yang dikerjakan. yang bertanggung jawab atas jalannya suatu projek. mengetahui seluk beluk projek ini , dan bertugas untuk melaporkan hasil kegiatan ke pemberi projek.

    orang inilah yang akan pertama kali kita temui saat mengerjakan projek. orang yang menentukan tugas kita, yang akan bertanggung jawab atas jalannya projek ini. orang ini juga yang mengetahui seluk-beluk mengenai projek ini. mulai dari tujuannya, ruang lingkupnya, milestone-nya, penjadwalannya dan lainnya.

    PIC ini sangat penting eksistensinya dalam projek kita, karena orang inilah yang mengatur jalannya projek kita dan bertanggung jawab atas kesuksesan projek ini. walaupun seorang PIC tidak akan turun ke lapangan, namun tanggung jawabnya jauh lebih besar dalam suatu projek. jika ada sesuatu yang tidak benar dalam suatu projek, tentunya PIC yang pertama kali dimintai tanggung jawab.

H. TEMUAN PERMASALAHAN SERTA CARA PENYELESAIAN MASALAHNYA.

I. KESIMPULAN YANG DIDAPATKAN

SOW adalah dokumen yang berisi data dan informasi mengenai projek atau pekrjaan yang kita lakukan. saat kita membuat dokumen SOW , kita hrus mengumpulkan informasi tentang projek se detail mungkin. sehingga mengurangi kesalahpahaman yang mungkin terjadi dalam pengerjaan projek.

    Saat kita mengerjakan suatu projek, kita harus mengikuti SOW tersebut. kita tidak bisa membuat aturan sendiri dalam mengerjakan projek tersebut. sedangkan PIC adalah orang yang bertanggung jawab atas jalannya suatu projek. orang ini yang akan pertama kita temui saat mengerjakan projek. tugasnya adalah mengawasi jalannya projek dan melaporkan hasil projek ke atasan.

J. REFERENSI

- Pengertian Statement Of Work

K. TARGET WAKTU